GP em Destaque

É uma orientação documentada para que o trabalho do projeto seja executado de modo que seu desempenho futuro esperado fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto ( fonte:  PMBOK 4ª Edição )

Observe que na própria definição temos que esse tipo de ação é necessária para que no futuro o projeto esteja de acordo com a linha de base do projeto, ou seja, neste momento o projeto já se encontra em divergência em relação ao planejado. A ação corretiva se difere da ação preventiva, pois é realizada após um desvio do plano, ao passo que, a ação preventiva é realizada para que o desvio não ocorra.

Supondo um cronograma atrasado em 5 dias devido a fortes chuvas que ocorreram e a estrada foi totalmente destruída. O meio de transporte contratado foi caminhão. Será que uma ação corretiva em solicitar a entrega do equipamento através de um meio de transporte aéreo não diminuiria o impacto no cronograma. Lógico que, toda ação corretiva deve ser analisada para que tenhamos o impacto em outras áreas do projeto.

Reforçando:

• Ação corretiva -> já houve o desvio
• Ação preventiva -> evitaria o desvio

Certa vez, analisando uma empresa TI, constatei a divergência de opiniões em relação ao sucesso dos projetos.

Para a equipe técnica, sucesso seria entregar o software todo encapsulado, utilizando o que havia de melhor em aquitetura, linguagens, documentação técnica, etc.

Para a gerente comercial sucesso era a entrega do projeto no prazo, uma vez que a uma parcela da comissão pela venda estava vinculada a ultima entrega. ISSO É VERDADE !!!

Para o diretor ? Para ele o projeto não tinha importância, pois o cliente não era preferencial. ISSO TAMBÉM EXISTE, OK ?

Para o cliente, esse sim, estava preocupado com a qualidade dos artefatos produzidos ( tecnicamente falando e também em perfeito funcionamento ), o prazo de entrega, o custo ( que neste caso já havia sido acordado comercialmente com a empresa terceira ). Ou seja, o cliente espera nada mais, nada menos, do que aquilo que havia sido acordado na declaração de escopo e/ou na proposta comercial / contrato de trabalho.

No ponto de vista da empresa que executa o projeto, neste caso o fornecedor, o sucesso do projeto poderia se caracterizar por todos os itens do ponto de vista do cliente MAIS a conclusão do projeto sem estouro no orçamento ( uma vez que neste caso, o projeto havia sido fechado através de uma negociação de preço fixo ).

Resumindo:

O sucesso do projeto caracteriza-se por atender ou superar as expectivas do cliente sem estouro do orçamento e prazo na ótica do fornecedor.

A reunião de kick-off em um projeto é essencial e não deve durar mais que 1 hora, para que não tenhamos detalhes excessivos nesta reunião.

É importante a presença dos principais stakeholders do projeto, inclusive com a participação do sponsor ou patrocinador, pois assim o projeto já inicia com o envolvimento e interesse de todos.

A reunião deve ser coordenada pelo gerente de projeto, onde os principais tópicos apresentados são: o objetivo do projeto, o escopo macro do projeto, os principais riscos e restrições, possível orçamento estimado e data de entrega. Essas seriam as informações contidas no termo de abertura do projeto, ou seja, as informações de suma importância porém de forma que não detalhe muito, uma vez que o planejamento do projeto ainda não foi realizado.

É nesta reunião que teremos o comprometimento e motivação da equipe, pois nada pior que iniciar um projeto e a equipe nem saber do que se trata o projeto e qual a importâcia dele para a organização ou sociedade.

Por menor que seja o projeto, é necessário que exista a reunião de kick-off.

Assim, vamos investir 1 hora de toda a equipe e economizar muito no decorrer do projeto.

Estes são os erros mais comuns em projetos:

• Perguntar o percentual completo das atividades ou fases do projeto;
• “Vigiar” os membros da equipe;
• Não se concentrar na qualidade;
• Não possuir um sistema de controle;
• Solicitar uma redução de 10% nas estimativas;
• Não ter um sistema de recompensas;
• Horas Extras;
• Não registrar as lições aprendidas;
• Não formalizar o término do projeto;
• Não divulgar as informações reais do projeto nos relatos de desempenho;
• Não comemorar o sucesso do projeto.

Posteriormente, comentaremos os itens descritos, pois vale uma atenção especial para cada um deles.

Gold Plating significa adicionar ao escopo do projeto funcionalidades ou entregas que não foram solicitadas pelo cliente.

Pode ser que a intenção em agradar o cliente seja boa, porém, é um erro gravíssimo realizar esse tipo de ação. Além de fazer com que o projeto tenha um esforço adicional, um possível custo superior ao planejado, a qualidade pode ser comprometida.

Imagine que um gerente de projeto aprovou a prática do Gold Plating, ou seja, permitiu que fosse adicionada alguma funcionalidade para surpreender o cliente. Suponhamos que todas as funcionalidades ou requisitos pertinente ao escopo original estejam de acordo com o previsto e somente a funcionalidade extra ( adicionada ) tenha problema. Com certeza, todo o projeto será comprometido uma vez que teremos falha na entrega, independente se a funcionalidade estava inclusa ou não no escopo inicial do projeto.

Portanto, concluimos que a prática do gold plating NÃO compensa….

A EAP ( Estrutura Analítica do Projeto ) ou WBS ( Work Breakdown Structure ) é fundamental para o projeto pois através dela conseguimos organizar e definir o escopo total do projeto. Todo o trabalho do projeto deve ser visualizado na EAP, caso contrário, não faz parte do escopo. Alguns pontos interessantes da EAP:

• Separa as entregas em partes menores para assegurar que o plano de gerenciamento do projeto cumprirá o escopo aprovado;
• Auxilia na decomposiçãodo projeto em elementos simples;
• Auxilia no planejamento e na designação de responsabilidades;
• Fundamental para a comunicação referente ao escopo do projeto entre os stakeholders.

Abaixo, uma exemplo simples de uma EAP.

A importância em identificar todos os stakeholdes ou partes interessadas durante a fase de planejamento do projeto é imensa….ainda mais se tiverem influência na definição do escopo do projeto.

Imaginemos um projeto durante a fase de execução onde alguém influente da equipe de vendas não foi envolvida durante o início do projeto. Qualquer solicitação de mudança nesta fase, terá grande possibilidade de ter um impacto bem maior no projeto.

Outro ponto é uma coleta de requisitos mal realizada, onde uma funcionalidade ou característica do projeto pode ter sido esquecida. Novamente, o impacto em adicionar este item no projeto será superior em relação a fase de planejamento.

Por isso, é fundamental identificarmos TODO o escopo do projeto e ainda TODOS os stakeholders para que não tenhamos surpresas nas fases posteriores do projeto.