GP em Destaque

Vamos iniciar este post, informando que todo projeto possui mudança e isto não será alterado nunca. O que atrapalha um projeto é a quantidade de mudança e sendo em grande quantidade provavelmente foi uma falha no planejamento do projeto.

É comum que os membros da equipe fiquem frustrados em participar de um projeto onde as mudanças são realizadas de forma não controlada, por isso, é necessário ter um controle efetivo dessas mudanças. Chamamos esse controle de controle integrado de mudanças.

Não precisa ser nada sofisticado, caso sua empresa não tenha nenhum processo definido, utilizando apenas uma planilha conseguimos realizar um controle das mudanças.

Sugiro as seguintes informações nesta planilha:
• ID – número identificado da mudança
• Descrição – o que deve ser mudado
• Solicitante – quem solicitou a mudança
• Data Solicitação
• Status – ( Nova, Em Análise, Aprovada , Reprovada, Em Andamento, Concluída )
• Observações ( impactos, nomes de envolvidos , etc )
• Data Aprovação / Reprovação
• Aprovador por / Reprovado por
• Data Prevista Entrega
• Executor
• Data Conclusão

Para um controle efetivo das mudanças, é importante saber:

• Influenciar os fatores que afetam a alteração.
• Assegurar que a alteração seja benéfica para o projeto.
• Determinar se a alteração ocorreu
• Determinar se a alteração é necessária
• Procurar alternativas para as mudanças
• Notificar as partes interessadas ( stakeholders )
• Gerenciar as mudanças conforme ocorram

Parece brincadeira… mas ainda existem gestores que não planejam os seus projetos.

Não estamos falando de planejamento onde o GP informa quais as atividades serão feitas, por quem e quando devem ser entregues, e sim, um planejamento onde são levantados os riscos, custos, previsões de entregas reais, as responsabilidades de cada membro da equipe, enfim, um planejamento decente.

Recentemente, participei de uma verdadeira comédia:

A empresa possuia um sistema de abertura de proposta, aprovação do contrato e liberação para o gerente de projeto conduzir o trabalho após a aprovação.

O que aconteceu ?

Um mês depois o gerente de projeto foi surpreendido por um email do cliente solicitando o status do projeto que deveria ter sido iniciado há 1 mes.

O GP sem saber da existência de projeto identificou o que estava acontecendo.

O comercial aprovou a proposta comercial, porém, a pessoa responsável (quem é a pessoa ? Ainda não sabem… ) para liberar o contrato e consequentemente acionar o gerente, não realizou a tarefa.

Assim, houve uma falha em seguir o processo definido na empresa e consequentemente o planejamento do projeto será falho ou inexistente, pois a primeira coisa que um gerente medíocre cortará em um projeto que já iniciará com 1 mês de atraso, será o planejamento.

Força e honra para essa equipe !!!!